Seating plan: 8 consejos que agradecerán tus invitados
En la lista de tareas a las que los novios deben hacer frente durante los meses de preparativos de la boda, la de elaborar el seating plan suele ser la más temida, la más comprometida y, por ende, la más complicada. Y es que encontrar la fórmula menos discutida para sentar a los invitados (algo que no se contempla en enlaces tipo cóctel) requiere de destreza, paciencia y mucho tino. Porque dar en el clavo es lograr que ningún convidado se queje, se sienta incómodo o considere que habría estado mejor localizado en otro lugar y eso, desgraciadamente, pocas veces se produce. En ocasiones el fallo reside en los compañeros de mesa; en otros casos tiene que ver con la cercanía a los protagonistas; a veces la reclamación enlaza con la visibilidad o con la temperatura de esa ubicación dentro del salón (o en el exterior) ideado para el banquete. No obstante, existen unas claves para que en la experiencia que vive cada invitado al descubrir dónde tendrá que ubicarse, cuando se diseña el rincón del seating plan, todo sea más sencillo y agradable.
1. Que no esté muy alejado
Cuando comienza la celebración de la boda, tras la ceremonia (religiosa o civil), los invitados disfrutan del aperitivo, degustan los primeros bocados y entablan distendidas conversaciones en ese periodo de tiempo. Esta parte del enlace, que puede durar entre una hora y una hora y 45 minutos (dependiendo de la cantidad de comida y los plazos acordados entre los novios y el catering) es el momento ideal para que se acerquen a descubrir en qué mesa les ha tocado. Si el seating plan está escondido o excesivamente apartado, el rincón pasará desapercibido y cuando los invitados deban pasar al convite, se amontonarán en este espacio, porque no habrán visto antes este lugar. Por ello, es importante que este córner se encuentre en la misma zona del aperitivo, en un sitio visible, de forma que durante los minutos del cóctel puedan acercarse poco a poco.
2. Que sea accesible
La estética es una cuestión cada vez más importante para numerosas parejas cuando diseñan su seating plan. Las flores, los elementos y otros detalles innovadores suman puntos a este rincón que suele ser uno de los más fotografiados y, por ende, de los más vistos en la boda. Sin embargo, en ocasiones la decoración pesa más que la practicidad y la abundancia de arreglos florales, mobiliario y piezas ornamentales impiden a los invitados acceder a leer dónde van sentados. Mejor, siempre, que este rincón sea accesible.
3. Que el seating plan sea legible
El error más común a la hora de configurar el seating plan es olvidarse de que los invitados deben leer su ubicación con facilidad. La elección de la tipografía es clave para no deslucir este rincón y la experiencia que lo rodea. Es cierto que indicar los nombres con fuentes caligráficas es tendencia, tanto en su versión más vintage como en las de aspecto más artístico y manual, pero es importante elegir sin sacrificar la agilidad lectura, bien sea por su diseño o por el tamaño en el que se esbocen esos nombres en cada soporte.
4. Que no haya que tocar nada para descubrirlo
El seating plan se suele visitar en el momento del aperitivo, como hemos mencionado antes, al mismo tiempo que se degusta un buen jamón, un par de croquetas y un bocado original del catering. Por ello, conviene que, para descubrir la ubicación, ningún invitado deba tocar nada, porque, a pesar de la existencia de las servilletas, podemos provocar que ciertas manchas de grasa queden perennes en este rincón. Mejor evitar que esas huellas ensucien un espacio tan cuidado por los novios.
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5. Que exista un plan B para averiguar la ubicación
Aunque siempre merece la pena acercarse al rincón del seating plan, porque es un enclave que los novios suelen diseñar con cariño, no todos encontrarán el momento durante el aperitivo. Sucede, también, que habrá personas mayores a las que les resultará difícil desplazarse y otras a las que la falta de una visión aguda les impedirá encontrarse con facilidad. Para este tipo de perfiles, resulta acertado que un camarero o una wedding planner se acerque (con una lista diseñada por orden alfabético) a indicar a los invitados dónde van ubicados. Hacerlo aportará comodidad a esos convidados y no alargará la entrada al convite. Ellos lo agradecerán.
6. Que los números de las mesas sean coherentes con el mapa del espacio
Una vez que el invitado ha averiguado dónde estará sentado, toca adentrarse en el espacio (interior o exterior) para encontrar la mesa. Lo más lógico y útil (aunque, en ocasiones, no tan común) es que la distribución de las mesas siga un orden y que, cada mesa, a pesar de tener un nombre artístico, esté numerada (tanto en el seating plan como en el mesero). Es decir, que si empezamos ubicando la mesa número 1 por un extremo del espacio en el otro extremo esté la última. De esta forma facilitaremos que los asistentes encuentren su lugar con agilidad.
7. Que los novios sean capaces de diferenciar ambientes
Especialmente cuando la boda tiene un buen número de invitados, conviene reunir a las mesas por grupos de cercanía. Hay quienes prefieren ubicar a todas las personas mayores juntas y a los jóvenes en otra zona del salón. Otros encuentran la mejor fórmula en reunir a familiares en una zona y a amigos en otra. Quizá prefieras mezclar edades y ambientes. No hay una opción mejor que otra, simplemente es importante conocer a los convidados para saber qué formato será más conveniente.
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8. Que no es lo mismo el seating plan que el sitting
Para concluir esta ristra de consejos, un apunte: recuerda que no es lo mismo el seating plan que el sitting. La confusión suele llegar de la pronunciación y, quizá, de la falta de dominio del inglés. Ya sabemos lo que es el seating plan, ¿pero qué es el sitting? Es aquello que en español conocemos como marcasitios, los lugares que ocupan los invitados dentro de una mesa. La elección de incorporar o no este detalle dependerá de los novios. Hay parejas que prefieren contar con sitting y otras que prescinden de él, facilitando que los convidados se ubiquen al lado de quienes prefieran. Eso sí, siempre dentro de la mesa que les corresponda, indicado en el seating plan.
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